So wird die Verwaltung besser

Die deutsche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen. Bürokratie wird für zahlreiche Probleme verantwortlich gemacht, von sinkenden Unternehmensgründungen bis hin zur abnehmenden Wettbewerbsfähigkeit, wie Florian Stegmann, Leiter der Staatskanzlei Baden-Württemberg, in einem Gastbeitrag für die Frankfurter Allgemeine Zeitung (FAZ, 24.11.2024) betont. Gleichzeitig erwarten Bürger und Unternehmen zunehmend digitale, nutzerfreundliche Dienstleistungen, wie Apiarista in einem Blogbeitrag (27.05.2021) hervorhebt. Der Druck, verkrustete Strukturen aufzubrechen und sich im Wettbewerb um Fachkräfte zu behaupten, steigt.

Der Fachkräftemangel und die Digitalisierung sind dabei eng miteinander verknüpft. Wie Oliver Wyman in der Publikation "Besser als ihr Ruf" (August 2024) feststellt, sehen zwei Drittel der Führungskräfte im öffentlichen Dienst diese beiden Bereiche als größte Herausforderungen. Gut ausgebildete Mitarbeiter sind unerlässlich, um Verwaltungsakte digital, einfach und transparent zu gestalten. Die Verwaltung muss sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren und moderne Führungsprinzipien etablieren, um den Wandel erfolgreich zu gestalten.

Baden-Württemberg dient als Beispiel für eine erfolgreiche Verwaltungsreform, so Stegmann (FAZ, 24.11.2024). Kulturwandel ist eine Führungsaufgabe, die Kraft, Willen und Freiraum erfordert. Initiativen wie Work4Germany, die von Hannah Bergmann auf LinkedIn (Oktober 2024) erwähnt werden, bieten Experimentierräume für neue Arbeitsweisen und fördern die Entwicklung von Kompetenzen und Effizienz. Die Herausforderung besteht darin, diese Veränderungen über den Wirkungsraum der einzelnen Projekte hinaus zu etablieren.

Apiarista (27.05.2021) nennt fünf Erfolgsfaktoren für die moderne Verwaltung: Bürgerzentrierung, die Einbindung von Querdenkern, Servant Leadern und Managern, das Ausprobieren neuer Methoden wie Design Thinking, die Befähigung der Mitarbeiter und den Mut, einfach anzufangen. Agile Methoden können helfen, nutzerzentrierte Lösungen zu entwickeln und die Komplexität der Aufgaben zu bewältigen. Wichtig ist dabei, die Mitarbeiter einzubeziehen und ihnen Möglichkeiten zum Austausch zu bieten.

Auch die Zusammenarbeit mit Start-ups kann die Verwaltungsmodernisierung vorantreiben. KPMG (07.06.2023) berichtet über die zunehmende Gründung von Innovationslaboren und Start-up-Einheiten in Kommunen. Diese Einheiten dienen als zentrale Anlaufstelle für junge Unternehmen und begleiten den Kooperationsprozess. Sie fördern auch die innovationszentrierte Beschaffung, indem sie Trends und Entwicklungen im GovTech-Markt auswerten und passende Vergabeverfahren auswählen.

Die Digitalisierung der Verwaltung bietet auch für Unternehmen großes Potenzial. Teamleader (05.09.2017, aktualisiert am 24.07.2024) empfiehlt die Nutzung von CRM-Systemen zur Datenverwaltung, das Online-Versenden von Dokumenten, die Digitalisierung von Dateien und die Einführung von digitalem Personalmanagement. Diese Maßnahmen können den Verwaltungsaufwand reduzieren, die Produktivität der Mitarbeiter steigern und die Kundenbeziehungen verbessern.