Die Einführung der Digitalen Akte in der Berliner Verwaltung macht Fortschritte, kommt aber langsamer voran als ursprünglich geplant. Wie die Senatskanzlei mitteilte, sind derzeit 30 Behörden an die Digitale Akte angeschlossen und 10.000 Zugänge eingerichtet. Rund 3.000 Beschäftigte arbeiten regelmäßig gleichzeitig mit dem neuen System.
Wie vom Tagesspiegel berichtet, ist dies zwar ein deutlicher Fortschritt im Vergleich zum Vorjahr, als erst 1.000 Mitarbeiter die Digitale Akte nutzten. Allerdings liegt man damit noch weit hinter den ursprünglichen Zielen zurück. Bei der Vorstellung des Projekts im Juni 2022 hatte die damalige Innensenatorin Iris Spranger (SPD) angekündigt, die Digitale Akte solle nach der berlinweiten Einführung für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.
Wie die Zeit berichtete, stand das Projekt nach dem Regierungswechsel im Frühjahr 2023 sogar kurzzeitig vor dem Aus. Die Senatskanzlei beschreibt den damaligen Zustand als "sehr herausfordernd". Letztlich entschied man sich aber gegen einen Abbruch, da dies "die Digitalisierung der Berliner Verwaltung um Jahre zurückgeworfen hätte".
Stattdessen holte sich die Senatskanzlei externe Unterstützung: Seit Januar 2024 ist das auf Verwaltung spezialisierte Beratungsunternehmen PD mit der Einführung beauftragt. Laut Senatskanzlei wurden dafür bisher Verträge in Höhe von 1,8 Millionen Euro abgeschlossen.
Wie die Frankfurter Allgemeine Zeitung berichtet, arbeiten in einigen Behörden bereits sämtliche Beschäftigten mit der Digitalen Akte. Dazu gehören das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, die Innenverwaltung und die Senatsverwaltung für Mobilität und Verkehr - inklusive dem Pflanzenschutz- und dem Fischereiamt. Hohe Nutzerzahlen gibt es auch in der Senatsverwaltung für Arbeit und Soziales, im Bezirksamt Reinickendorf und im Bezirksamt Mitte sowie in der Senatskanzlei selbst.
Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) unterstützt die Ämter bei der Einführung und Umsetzung. Wie auf der Website des ITDZ erläutert wird, besteht die Digitale Akte aus drei wesentlichen Teilen: einem Dokumentenmanagementsystem, einem Vorgangsbearbeitungssystem und einem System zur Langzeitspeicherung. Damit sollen alle Eigenschaften und Anwendungsfälle des klassischen Aktenordners digital nachgebildet werden.
Trotz der Verzögerungen betonen Experten die Vorteile der Digitalisierung. Wie auf Berlin.de dargestellt, spart die digitale Akte natürliche Ressourcen und Lagerfläche für Aktenbestände. Zudem können Mitarbeitende der Verwaltung immer auf die aktuellsten Dokumente und einheitliche Arbeitsstände zugreifen – und das über alle Abteilungen hinweg. Auch die Ersparnis bei Zeit und Kosten wird aufgrund der einfachen Handhabung des Systems und dem geringen Realisierungsaufwand als erheblich eingeschätzt.
Die vollständige Einführung der Digitalen Akte bleibt eine große Herausforderung für die Berliner Verwaltung. Trotz der Verzögerungen zeigen die bisherigen Fortschritte aber, dass man auf dem richtigen Weg ist. Es wird sich in den kommenden Monaten zeigen, ob das ambitionierte Ziel, bis 2025 alle 70.000 Arbeitsplätze anzubinden, noch erreicht werden kann.
Quellen: https://www.tagesspiegel.de/berlin/berliner-verwaltung-mit-der-digitalen-akte-geht-es-voran-aber-nur-langsam-13048411.html https://www.zeit.de/news/2025-01/20/mit-der-digitalen-akte-geht-es-voran-aber-nur-langsam https://www.faz.net/agenturmeldungen/dpa/mit-der-digitalen-akte-geht-es-voran-aber-nur-langsam-110242314.html https://www.itdz-berlin.de/dienstleistungen/digitalisierung-verwaltung/digitale-akte/ https://www.berlin.de/moderne-verwaltung/prozesse-und-technik/technische-standards/ikt-basisdienste/digitale-akte/artikel.965324.php.png)
