Viele Arbeitnehmer leiten dienstliche E-Mails an ihre privaten E-Mail-Konten weiter, um bequem von überall darauf zugreifen zu können. Dieser vermeintliche Vorteil birgt jedoch erhebliche arbeits- und datenschutzrechtliche Gefahren, wie Doris-Maria Schuster am 21.12.2024 in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung (FAZ) berichtet. Besonders für Führungskräfte wie Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder kann dieses Verhalten schwerwiegende Folgen haben.
Die Weiterleitung von Firmen-E-Mails an private Adressen kann sogar eine fristlose Kündigung rechtfertigen, wie ein Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Berlin-Brandenburg vom 16.05.2017 (AZ. 7 Sa 38/17) zeigt. LTO berichtet, dass ein Vertriebsmitarbeiter vor seinem Wechsel zur Konkurrenz massenhaft E-Mails mit sensiblen Daten an seinen privaten Account weitergeleitet hatte. Das Gericht sah darin eine gravierende Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten.
Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die Praxis problematisch. Dr. Datenschutz erklärt auf dr-datenschutz.de, dass Unternehmen gemäß § 9 BDSG verpflichtet sind, die Datensicherheit durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten. Private E-Mail-Konten bieten in der Regel nicht den gleichen Schutzstandard wie die IT-Systeme von Unternehmen. Hinzu kommt, dass nach § 11 BDSG ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem E-Mail-Anbieter geschlossen werden müsste, was praktisch kaum umsetzbar ist.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verschärft die Anforderungen weiter. Die BITS GmbH betont auf ihrer Webseite, dass bereits das Speichern personenbezogener Daten auf privaten Geräten eine Verarbeitung darstellt, die den DSGVO-Grundsätzen entsprechen muss. Durch die Weiterleitung an private Adressen entzieht man die E-Mails der kontrollierten und sicheren Verarbeitung im Unternehmensumfeld.
Ein Urteil des OLG München vom 31.07.2024 (Az. 7 U 351/23 e) verdeutlicht die Risiken. Ein Vorstandsmitglied wurde fristlos entlassen, weil es sensible Daten an seinen privaten Account weiterleitete. Rechtsanwalt Marcus Beckmann analysiert auf beckmannundnorda.de die Entscheidungsgründe und hebt hervor, dass die Weiterleitung einen DSGVO-Verstoß darstellt und eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen kann.
Rechtsanwältin Michaela Berger von RDP-Law erläutert in einem Blogbeitrag vom 04.11.2024, dass die Weiterleitung dienstlicher E-Mails eine Rechtsgrundlage gemäß DSGVO benötigt. Da in den meisten Fällen keine Einwilligung der Betroffenen vorliegt, ist die Weiterleitung in der Regel unzulässig. Sie verweist auf mehrere Gerichtsurteile, die die fristlose Kündigung nach DSGVO-Verstößen bestätigen.
RechtDialog.de berichtet ebenfalls über einen Fall, in dem ein Arbeitnehmer wegen der Weiterleitung einer E-Mail mit Firmeninformationen an seinen privaten Account fristlos gekündigt wurde. Das LAG Berlin-Brandenburg bestätigte die Kündigung, da der Arbeitnehmer kurz vor einem Wechsel zur Konkurrenz stand und die Geschäftsinteressen des Arbeitgebers gefährdete.
Zusammenfassend ist die Weiterleitung dienstlicher E-Mails an private Accounts mit erheblichen arbeits- und datenschutzrechtlichen Risiken verbunden, die bis zur fristlosen Kündigung reichen können. Arbeitnehmer sollten alternative Lösungen nutzen, um mobil auf wichtige Informationen zuzugreifen, z. B. sichere Firmennetzwerke oder VPN-Verbindungen.
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